“Elke situatie en elk persoon of bedrijf kan een andere aanpak nodig hebben.” 

Natuurlijk kan je niet voor elke factuur een incassotraject voorkomen. Maar in sommige gevallen kan een effectiever debiteurenbeheer er wel voor zorgen dat jij alsnog je factuur betaald krijgt, zonder dat je ons daarvoor nodig hebt. Het is vooral belangrijk om te beseffen dat een pasklaar debiteurenbeheer niet bestaat. Elke situatie en elk persoon of bedrijf kan een andere aanpak nodig hebben. In de zaken die ik behandel zie ik vaak dat er een standaard voortraject doorlopen is. Een andere aanpak, passend bij de situatie en de persoon of het bedrijf had misschien het verschil gemaakt.

Een beller is sneller

Maar wat is nou effectief debiteurenbeheer? Het is belangrijk om onder de aandacht te blijven bij je klant. Om te zorgen dat ze je niet vergeten stuur je bijvoorbeeld drie dagen na het verstrijken van de betalingstermijn al een herinnering. Het overkomt iedereen wel eens dat een rekening vergeten wordt. Helpt de herinnering niet, dan is bellen een goede optie. Een beller is immers sneller.

Door direct contact met iemand te hebben kun je veel beter een inschatting maken of de klant serieus is of jou afkapt. In de gesprekken die ik voer merk ik dat wanneer de klant serieus is, je beter nog een herinnering kunt sturen. Kapt hij je af, dan hoef je je niet langer aan het lijntje te laten houden. Het is dan beter om de stap naar een incassobureau of deurwaarder te maken.

Een andere belangrijke tip: bevestig na het gesprek altijd de gemaakte afspraken per mail of per post. Zo ontstaan er tussen jou en jouw klant geen misverstanden en kun je de gemaakte afspraken altijd teruglezen.

“Door direct contact met iemand te hebben kun je veel beter een inschatting maken of de klant serieus is of jou afkapt.” 

Betalingsregeling

Soms zit het een klant financieel tegen. Dan kan een betalingsregeling een uitkomst bieden. Sommige klanten durven het wellicht zelf niet voor te stellen, dus vraag hier altijd zelf naar.
Betaalt jouw klant dan nog steeds niet, dan is het wel echt de overweging waard om de volgende stap te maken: die naar een incassobureau of een deurwaarder. De vraag die je jezelf dan moet stellen is hoe belangrijk de klantrelatie voor je is. Is de klant nog steeds heel belangrijk voor je of heb je voor hem liever tien andere in de plaats? Kies op basis hiervan de juiste incassopartij en geef bij het overdragen van jouw opdracht ook gelijk aan of de klantrelatie van belang is.

Consument vs. bedrijven

Het maakt in je debiteurenbeheer ook verschil of jouw klant een consument of een bedrijf is. In het geval van consumenten is de wetgeving waaraan schuldeisers moeten voldoen veel specifieker. Zo zijn de incassokosten vastgesteld in de Wet Incassokosten (WIK). Ook heeft een consument recht op 14 dagen herroepingsrecht.

Is jouw klant een bedrijf dan heb je vanuit de wet iets meer vrijheid. Toch zijn hier ook wat aandachtspunten te benoemen. Zo is een eenmanszaak ook altijd privé aansprakelijk en kan je bij een Vennootschap onder Firma (V.O.F.) ook de vennoten aanschrijven.

Onbetaalde factuur op een B.V.
Het je een factuur op een Besloten Vennootschap (B.V.) dan kan deze soms lastig te incasseren zijn. Bij een B.V. is slechts het bedrijf aansprakelijk, tenzij je aanvullende (schriftelijk en ondertekend) afspraken maakt met betrekking tot hoofdelijke aansprakelijkheid van bestuurder(s). Onderzoek goed of het bedrijf al lang bestaat en of het een bepaalde reputatie of naam heeft opgebouwd in de regio. Kijk ook eens naar de bestuurder(s) van de B.V. Daar kan je soms ook uit opmaken of het om een persoon gaat die de ene B.V. na de andere opricht en een spoor van schulden achterlaat of juist niet.

Voorschot

Moet je zelf veel investeringen doen om een opdracht te kunnen uitvoeren? Vraag of bespreek dan een voorschot in de kosten. Je kunt bijvoorbeeld afspreken een gedeelte vooraf te facturen en een gedeelte tijdens of na levering. Op die manier beperk je jouw eigen risico. Dit gesprek kan jou ook gelijk een gevoel geven bij de betalingsbereidheid van de klant.